Når innboksen er overfylt

Tekst: Reimar Vetne

Epost-nyhetsbrev er en god ting, både for bedriften og for kunden. Enkelt og tilnærmet kostnadsfritt for begge parter kan man bli oppdatert om hva som skjer med en bedrift, og motta en rekke gode tips og råd og andre ting bedriften måtte ønske å fylle sine epost-nyhetsbrev med. I USA tilbyr nesten alle bedrifter og nettsteder slike frivillige epost-nyhetsbrev. I Norge gjør nesten ingen det, men det er en annen historie.

Av og til har man behov for å rydde opp i og avslutte slike abonnementer. Da kommer kundevennligheten fram i dagen. Noen har valgt løsninger hvor det er enkelt og kjapt å melde seg av. Hos andre må du lete lenge og vel før du finner ut av hvordan det gjøres.

Her er tre råd for brukervennlige epost-nyhetsbrev.

100% frivillig

Epost-utsendinger må være ønsket og initiert av mottakeren, ikke avsenderen (bedriften). Sistnevnte, masseutsendelse av uoppfordret epost, kalles spamming og er særdeles upopulært blant de aller fleste. Vi lever i et informasjonsssamfunn hvor vi overøses av informasjon. Hva som kommer inn av kommersiell informasjon i Innboksen i epost-programmet ønsker vi å ha kontroll over selv.

Men det fins ulike grader av "frivillighet". På engelsk har vi to begreper: opt-in og opt-out. Hvis du i forbindelse med et skjema du fyller ut på weben kommer til en felt som heter, "Kryss av her hvis du ikke ønsker vårt nyhetsbrev" (eller et "Kryss her hvis du ønsker vårt nyhetsbrev" og boksen er ferdig avkrysset), så har vi å gjøre med opt-out. Altså at du må ta et aktivt valg og gjøre en handling for å slippe unna nyhetsbrevet. Opt-out genererer selvsagt flere abonnenter enn out-in, men vi vil likevel på det sterkeste anbefale deg å legge kundens suverene valg i høysetet og kun bruke opt-in. Så lenge man ikke foretar seg noe, skal man heller ikke bli satt opp epost-lister.

Enkel avbestillings-instruks nederst i hver epost

Da jeg i går avbestilte rundt 10 nyhetsbrev jeg hadde abonnert på en stund, var faktisk de fleste flinke på dette området. Men ikke alle. Det holder ikke at du sender ut en epost med instrukser om hvordan man avbestiller i første eposten man mottar som abonnent. Den eposten finner man gjerne ikke et par måneder etterpå når man skal stoppe utsendingene. Så legg en linje om hvordan mottakeren kan få avsluttet utsendingene i hver eneste epost. Vanlig praksis er etterhvert blitt at dette skal legges nederst i eposten. Hold deg til denne standarden, så vet brukerne dine hvor de skal lete. Om instruksen er "Svar på denne eposten med "unsubscribe" i Emne-feltet", eller en URL til nettstedet hvor man skriver inn sin epost i et felt, er mindre avgjørende.

Å be mottakeren gå til bedriftens hjemmeside uten å spesifisere hvor (med en link), er ikke godt nok. I ett av tilfellene i går brukte jeg opptil flere minutter på å surfe fram og tilbake på nettstedet før jeg fant fram. I et av tilfellene var det faktisk ikke mulig en gang. Norske TradeDoubler hadde kun løsninger for å registrere seg som en affiliate i deres system, ingen løsning for å si opp og bli slettet fra databasen! Jeg må i så fall manuelt sende dem en epost og be om å bli fjernet. Sikkert en god måte å holde på flest mulig navn og adresser i sitt system, men ikke spesielt kundevennlig.

Oppgi mottakers epost-adresse

Mange av oss har flere ulike epost-adresser som vi bruker i ulike sammenhenger. Det er ikke alltid at vi lenge etterpå husker hvilken epost-adresse det var at vi meldte oss på nyhetsbrevet med. Når så rutinen for å bli avmeldt er at man skal taste inn sin epost-adresse, så er man fortapt. Med mindre bedriften er så vennlig å oppgi i hver epost hvilken adresse det er sendt til. Dette kan enten gjøres med teksten "Denne eposten er sendt til din adresse xxxx@xxx.no" nederst i eposten før eller etter avbestillingsinstruksen, eller ved at adressen er synlig i "Til" feltet øverst i eposten. Enkelte skjuler sistnevnte ved å oppgi navnet på bedriften eller navnet på nyhetsbrevet i "Til" feltet og legger i stedet inn mottakernes epost-adresse i "blind copy" (bcc) feltet. Uakseptabelt.