E-post som kommunikasjonsmiddel

Tekst: Magnus Utgård.

{mosimage} Inspirasjonen til denne artikkelen er hentet fra boken Direkte Markedsføring, som er skrevet av Gorm Kunøe og Øystein Svarød i 2001 (ISBN 82-7536-038-2). Jeg vil anbefale boken på det varmeste til alle som driver med markedsføring, og boken er blant de mest populære blant de som studerer markedskommunikasjon på NMH.

Markedsføring omfatter alle aktiviteter som øker eller reduserer en ytelses totale subjektive verdi for kunde. Det vil si at alt du foretar deg er viktig for hvordan andre skal se på deg eller din bedrift (Kunøe 2001: 18). Bruk av e-post er stadig økende og det er viktig å bruke e-post som kommunikasjonsmiddel på en best mulig måte.

For å lettere beholde en kunde er det viktig for deg å skape gode relasjoner, og gjennom blant annet dialog over Internett får man skapt gode eller dårlige relasjoner.

Ha kontaktinformasjon nederst i e-posten

Nederst på en hver e-post bør det etter min mening stå kontaktinformasjon om deg selv. Dette gjør du for å minne mottakeren av e-posten på hva ditt navn er, og hvor de kan få tak i deg, slik at de får korrekt informasjon, og ikke tiltaler deg med feil navn. Ditt navn er veldig viktig, og mottaker av et brev ønsker å vite akkurat hva du heter.

Send relevant informasjon

Husk at det du sender skal være relevant. Hvis du sender e-post som ikke er relevant, vil denne e-posten være bra eller dårlig markedsføring av deg selv. Jeg kjenner selv personer som jobber i bra selskaper som av og til sender meg relevant informasjon, og noen ganger sender meg porno, der de har inkludert meg blant mange mottakere. Dette fører automatisk til at jeg ser på denne personen som mindre seriøs. Du må derfor huske å ikke bruke din jobb e-post til å sende noe som kan være uønsket av mottaker. Tenk deg en situasjon hvor din mottaker sitter å snakker med en potensiell kunde. Han åpner så en e-post fra deg, og innholdet inneholder f.eks porno, som den potensielle kunden kan se, hvis du åpner det fremfor ham. Slik sett må du vite at du må stå inne for alt du sender ut.

Lagre e-post du får fra gode bekjentskaper

Det vil lønne seg for deg å lage mapper der du lagrer e-post du får fra personer du ønsker å vite hvem er i fremtiden. På denne måten kan du gå tilbake, og se hva du har fått fra den og den personen på et senere tidspunkt.

Likeledes vil det være behov å lagre viktige meldinger du har sendt ut, slik at du kan se hva det er du har sendt ut, hvis du skulle ha behov for å vite det på et senere tidspunkt.

Backup av din e-post er i så måte viktig for deg. Hvis du må sette opp maskinen på nytt vil det være nyttig for deg å ha backup av e-post i tilfelle alt skulle krasje.

Ikke send e-post hvis du er i ubalanse

Hvis du f.eks. er sint eller frustrert bør du ikke sende e-post. Vent heller den tid det tar å roe seg, slik at du kan stå inne for innholdet i e-posten du sender.

Dialog er et must i 1-til-1 kommunikasjon

Bruk reply-funksjonen oftere. Når du sender e-post frem og tilbake med en person kan dette ses på som en form for dialog. Ordet "dialog" stammer fra det greske ordet "dialogos" som betyr samtale mellom to eller flere personer. Platon mener blant annet at dialog har med læring å gjøre. Hva har så dette med formen på din e-post å gjøre? Hvis du sender en e-post til meg der du spør om prisen på en vare, så sender jeg deg prisliste tilbake. Du har da to muligheter. Du kan enten lage en helt ny e-post, eller du kan svare på den meldingen du har fått. Jeg mener da at du skal svare på den meldingen du har fått. Det finnes mange personer som sender masse e-post hver dag, og da er det nyttig at innholdet av hva du sendte fortsatt finnes i svaret, slik at du raskt kobler hva du har fått svar på!

Gjennom en lengre dialog, kan du se hva dere har svart frem og tilbake. Jeg liker selv ikke e-post som ikke har med det jeg skrev, hvis jeg får svar. En e-post uten det jeg har skrevet først, kalles den første e-posten, eller starten på en dialog eller informasjon.

Det du sender sier noe om deg som person

Du må kunne stå inne for det du sender, fordi mottaker vil forsøke å danne seg et bilde av deg, gjennom all kommunikasjon på alle måter mellom dere. Her kan vi dra inn aspekter fra markedsføringen som begrepet "liking". Dette handler om at du heller vil ha gode relasjoner til en du liker, og det er derfor du ønsker å bli likt etter andre har lest e-post fra deg. Andre viktige begreper er verdier, holdninger, adferd, dobbeltforståelse og persepsjon.

I tillegg er det viktig å ikke undervurdere mottakeren av din e-post. Det er viktig at du gir nok informasjon og husker ordtaket "Information is king!".

Send en e-post per funksjon

Hvis noen spør deg om prisen på en bok, og om hvordan du har hatt det i ferien, kan du velge å dele dette opp i to e-post sendinger. Hvis du i en e-post beskriver hvordan ferien din har vært, og i en annen forteller om prisen på boken, vil du bedre få meddelt ditt budskap. Mottaker kan f.eks. slette meldingen om ferien, og lagre informasjon om bokens pris i et system over mottatt e-post fra deg. Dette handler også om å takle information overload.

Magnus Utgård studerer markedskommunikasjon på Norges Markedshøyskole (NMH).